Missä tarjouspyyntöjen käytettävyysosaaminen, Kuntien Tiera?

Kuntien Tiera Oy:n julkaiseman kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän tarjouspyyntö ei käytännössä edellytä minkäänlaista käytettävyyttä (helppokäyttöisyyttä) hankittavalta järjestelmältä. On mahdollista, että tulee valituksi järjestelmä, jonka käyttö voi olla kotihoitajille tuskainen kokemus. 

Kuntien Tiera Oy on kuntien käyttöön tietojärjestelmiä hankkiva yritys. Kuntien Tiera on ilmoittanut, että yksi heidän  tavoitteista on hankkia helppokäyttöisiä järjestelmiä (tiedotustilaisuus 29.8.2012).

Kuitenkin totuus näyttää olevan toisenlainen. Kuntien Tiera on julkaissut viime aikoina useammankin tarjouspyynnön. Ja yhdessäkään tarjouspyynnössä käytettävyys ei ole validisti mukana vaatimuksena tai valintaperusteena. Mikä tietenkin tarkoittaa sitä, että ei ole mitään takeita siitä, että Kuntien Tieran hankkimat järjestelmät olisivat helppokäyttöisiä. 

Mikä tietenkin on harmittava asia (kymmenien) tuhansien kuntien tietojärjestelmien käyttäjien näkökulmasta. 

Niin, ja Tieralta on tulossa lisää tarjouspyyntöjä. Vasta oli ennakkoilmoitus koulujen oppimisympäristöjärjestelmän tulevasta tarjouspyynnöstä. Siis järjestelmästä, joka on keskeinen työkalu niin opettajille kuin oppilaille. Saa nähdä, onko heille luvassa mitään parempaa kuin kuntien kotihoitajille, joille käyttööntulevan järjestelmän tarjouspyynnöstä seuraavassa.


ESIMERKKI: Mobiilin kotihoidon ohjausjärjestelmän tarjouspyyntö

Käydään läpi esimerkkinä lokakuussa julkaistua mobiilin kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän tarjouspyyntöä. Helppokäyttöisyyden olettaisi olevan merkittävä järjestelmän laatuominaisuus, koska käyttäjien joukossa ovat lukuisten kuntien lukuisat kotihoitajat.

Lisäksi tarjouspyynnössä on yksi erityisen mielenkiintoinen piirre, johon palaan lopussa.

Tarjouspyynnön käytettävyyskohdat

Kun kävin tarjouspyynnön läpi, niin löysin seuraavat käytettävyyteen liittyvät kohdat:

1. Vaatimustaulukossa otsikon "Yleiset toiminnalliset vaatimukset" alla on seuraavat käytettävyyteen liittyvät pakolliset vaatimukset

• Mobiilipäätesovelluksen käyttöliittymässä päästään päävalikkoon yhdellä toimintoa kuvaavalla painikkeella, ja siinä on yhteneväinen käyttöliittymä kaikissa toiminnallisuuksissa
• Mobiilipäätesovellus tarjoaa näkymäkohtaisen ohjeistuksen erillisen painikkeen takaa.

2. Otsikon "Käytettävyys ja käyttöliittymä" alla ovat seuraavat pakolliset vaatimukset:

• Järjestelmän tulee olla looginen ja helppokäyttöinen, käyttäjän tarpeisiin mukautuva ja sitä kautta kannustaa käyttäjää uuden järjestelmän käyttöönottoon sekä sen tehokkaaseen käyttöön. 
• Käytettävä kieli tulee olla yleisesti käytettävää tehtävänmukaista ammattitermistöä ja yleiskieltä. 
• Toiminnoista on annettava aina palaute; järjestelmä reagoi halutulla tavalla (esim. pakolliset kentät), palaute poikkeus- / virhetilanteesta, palaute viivästyneistä toiminnoista jne. Virhetilanteissa palautteen tulee olla selkeä, lisäksi tulee kertoa mitä tapahtui ja mitä tulee / voi tehdä. Peruuttamattomiin toimintoihin tulee aina liittää vahvistukset. 
• Järjestelmä sisältää selkeät opasteet ja ohjeet. 
• Mobiililaitteen käyttö ei ole riippuvainen mobiiliverkon yhteyksien toimivuudesta: käyttäjä ei joudu reagoimaan yhteyskatkokseen.

Esimerkin arviointia

Ovatko nämä aitoja käytettävyysvaatimuksia - siis sellaisia, että kun ne täyttää, niin tuloksena olisi aidosti helppokäyttöinen järjestelmä?

(Aluksi totean, että sillä ei ole sinällään merkitystä, että käytettävyysvaatimuksia on muuallakin kuin otsikon "Käytettävyysvaatimukset" alla. Tai sillä, että otsikon "Käytettävyysvaatimukset" alla on muitakin kuin käytettävyysvaatimuksia - niin kuin tässäkin tarjouspyynnössä oli - niitä en nyt kuitenkaan luettele yllä).

Hyvää

• Hyvää on, että kaikki käytettävyyttä koskevat kohdat ovat määritelty pakollisiksi vaatimuksiksi. Näin pitää ollakin, ks. aiempi kirjoitukseni. 
• Aika moni vaatimuksista on todennettava, eli niiden täyttyminen on yksikäsitteisesti arvioitavissa. Näitä ovat: "päästään päävalikkoon yhdellä toimintoa kuvaavalla painikkeella"; "tarjoaa näkymäkohtaisen ohjeistuksen erillisen painikkeen takaa"; "Käytettävä kieli tulee olla yleisesti käytettävää tehtävänmukaista ammattitermistöä* ja yleiskieltä"; "Toiminnoista on annettava aina palaute"; "Virhetilanteissa ... tulee kertoa mitä tapahtui ja mitä tulee / voi tehdä"; "Peruuttamattomiin toimintoihin tulee aina liittää vahvistukset"; "käyttäjä ei joudu reagoimaan yhteyskatkokseen". 
  Näin siis pitää olla, vaatimusten pitää olla todennettavia.
  
  (* Vaatimus "kieli tulee olla ... ammattitermistöä" on todennettavaa, jos ammattitermistö on määritelty). 

Ongelmallista

• Aluksikin kaikki tarjouspyynnön käytettävyysvaatimukset ovat käytettävyyden pintatasoa, ns. suppeaa käytettävyyttä: ne liittyvät yksittäisten käyttöliittymäelementtien suunnitteluun. Suppea käytettävyys muodostaa kuitenkin vain pienen osan käytettävyydestä. Suppealla käytettävyydellä ei varmisteta käytännössä ollenkaan sitä, että hankittava järjestelmä tukisi aidosti käyttäjien työtä.  Käytettävyys kun on - käytettävyyden määritelmän mukaan - käyttäjän työn tukemista, johon erityisesti vaikuttaa järjestelmän rakenteelliset ratkaisut. (Olen kirjoittanut tästä asiasta jonkin verran aiemmassa kirjoituksessa, enemmän kirjassani). 
• Monet vaatimuksista ovat ei-todennettavia, eli niiden täyttymistä ei voi yksikäsitteisesti varmentaa: "siinä on yhteneväinen käyttöliittymä"; "Järjestelmän tulee olla looginen ja helppokäyttöinen**, käyttäjän tarpeisiin mukautuva ja sitä kautta kannustaa käyttäjää uuden järjestelmän käyttöönottoon sekä sen tehokkaaseen käyttöön"; "järjestelmä reagoi halutulla tavalla (esim. pakolliset kentät), palaute poikkeus- / virhetilanteesta, palaute viivästyneistä toiminnoista jne."; "Virhetilanteissa palautteen tulee olla selkeä"; "Järjestelmä sisältää selkeät opasteet ja ohjeet". 
  Nämä ei-todennettavat vaatimukset eivät käytännössä sido millään tavoin toimittajaa eivätkä sen vuoksi ole oikeastaan vaatimuksia lainkaan. 
• Yllä mainitut todennettavatkaan vaatimukset käytännössä eivät ole valideja: ne voidaan täyttää suunnitteluratkaisuilla, jotka eivät toimi. Esimerkiksi vaatimus "päästään päävalikkoon yhdellä toimintoa kuvaavalla painikkeella" voidaan täyttää, vaikka kuvaketta ei ymmärrä kukaan. Tai "Toiminnoista on annettava aina palaute" voidaan täyttää, vaikka ei käyttäjät ymmärrä palautetta. Tai "Käytettävä kieli tulee olla yleisesti käytettävää tehtävänmukaista ammattitermistöä ja yleiskieltä" voidaan täyttää, vaikka tekstin sisältö olisi täysin epäymmärrettävää. Jne. jne. 

** "Järjestelmän tulee olla helppokäyttöinen" lienee kaikkien näennäiskäytettävyysvaatimusten äiti. En todellakaan haluaisi nähdä sitä enää muodollisena vaatimuksena...

Yhteenveto: Kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän tarjouspyyntö ei käytännössä edellytä lainkaan käytettävyyttä, ja kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmäksi voi tulla valituksi (äärimmäisenkin) vaikeakäyttöinen järjestelmä. 

Vaikka tarjouspyyntö periaatteessa sisältää hyviä elementtejä (käytettävyys pakollisissa vaatimuksissa; muutamia todennettavia vaatimuksia), käytännössä tarjouspyyntö ei edellytä käytettävyyttä lainkaan. Näin, koska pakolliset ja todennettavat vaatimukset, jotka olen vetänyt yhteen kohdassa "Hyvää", (1) kattavat periaatteessakin vain marginaalisen osan käytettävyydestä ja (2) nekin vaatimukset ovat epävalideja eli toimittaja voi täyttää niin, että ratkaisut ovat käytettävyydeltään ongelmallisia (kuten kohdassa "Huonoa" selitän).

----------
No, Kuntien Tieran puolustukseksi voidaan sanoa, että muutkaan julkiset hankkijat käytettävyyden eivät asiaa osaa. Mutta toisaalta tiedän, että Kuntien Tierassa kyllä ollaan tietoisia, että käytettävyyden aitoon huomioimiseen tarjouspyynnöissä vanhat hankintamallit eivät ole riittäviä ja siitä huolimatta asian eteen tehdä mitään.

Mielenkiintoinen lisäjuttu

Tarjouspyynnön saatteessa Kuntien Tiera Oy ilmoittaa pidättävänsä tekijänoikeudet tarjouspyyntöön. Eli siis myös käytettävyysvaatimuksiin.

En ole lakiasiantuntija, mutta tuo tarkoittanee, että tämän tarjouspyynnön käytettävyysvaatimuksia muut eivät saa kopioida (ainakaan ilman Kuntien Tieran lupaa). Ja se siis tiettäväksi lukijoille: Kuntien Tiera pidättää tekijänoikeudet yllä siteeraamiini käytettävyysvaatimuksiin. Älkää siis kopioiko niitä omiin tarjouspyyntöihinne. (Ja tuskin niin teettekään - tai sitten en ole pystynyt yhtään viestimään asiaani...)

Mutta tähän liittyy vielä mielenkiintoinen näkökulma. Esimerkiksi se, että vaatimukset "Mobiilipäätesovelluksen käyttöliittymässä päästään päävalikkoon yhdellä toimintoa kuvaavalla painikkeella, ja siinä on yhteneväinen käyttöliittymä kaikissa toiminnallisuuksissa" ja "Mobiilipäätesovellus tarjoaa näkymäkohtaisen ohjeistuksen erillisen painikkeen takaa" ovat sanasta sanaan samoja vaatimuksia kuin mikä on ollut aiemmin Jyväskylän kotihoidon tarjouspyynnössä. Tällainen lakimaallikko ihmettelee, että miten tällaisesta toiselta lainatusta vaatimuksesta voi pidättää tekijänoikeuden itselleen?